หลายคนคงเคยได้ยิน (หรืออาจจะยังไม่เคยได้ยิน) เรื่องของ E-Tax invoice by E-mail มาบ้างแล้วว่ามันคืออะไร วันนี้ KAS ก็จะมาเล่าโดยคร่าว ๆ ว่าจริง ๆ แล้วคืออะไร มีข้อดีอย่างไร และต้องทำอย่างไรบ้าง ผ่านบทความนี้กันนะคะ
E-Tax invoice by E-mail คือ
การจัดทำใบกำกับภาษีรวมถึงใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ให้อยู่ในรูปของอิเล็คทรอนิกส์ (E-Tax invoice) ที่มีการลงลายมือชื่ออิเล็คทรอนิกส์ (Electronic signature) แล้วทำการส่งผ่านระบบกลางของ สพธอ. (ETDA) เพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ด้วยจดหมายอิเลิกทรอนิกส์ (E-mail) โดยข้อดีของมันก็มีไม่ใช่น้อยเลยค่ะ
ข้อดีคือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถลดต้นทุนเกี่ยวกับการจัดทำ จัดเก็บและ จัดส่งใบกำกับภาษีได้ เนื่องจากเลือกได้ว่าไม่ต้องจัดทำและจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ แต่จัดทำและจัดเก็บในรูปไฟล์อิเล็คทรอนิกส์แทน และไม่ต้องทำการจัดส่งเอกสารในรูปกระดาษให้ลูกค้าแล้ว เพราะส่งผ่านอีเมล์ได้เลย และสามารถใช้ประโยชน์ได้เหมือนใบกำกับภาษีที่ออกเป็นกระดาษได้ทุกประการค่ะ นอกจากนี้กรมสรรพากรยังเปิดให้ทดลองใช้และเลือกใช้ตามระบบที่เหมาะสมอีกด้วย
มีข้อกำหนดอย่างไร
- เป็นผู้ประกอบการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี (ตั้งแต่ปีภาษี 2558 เป็นต้นไป)
- ยื่นคำขอเป็นผู้จัดทำ ส่งมอบและจัดเก็บใบกำกับภาษีอิเล็คทรอนิกส์ต่ออธิบดีกรมสรรพากร ผ่านทางเว็บไซต์ของกรมสรรพากร ตาม แบบ ก.อ.01 สามารถดูขั้นตอนการสมัครได้ที่นี่ “ขั้นตอนการสมัคร” ครับ
- ไม่มีพฤติกรรมหลีกเลี่ยงภาษี ไม่มีประวัติการออกหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอมหรือใบกำกับที่ออกโดยไม่ถูกต้องตามหลักของกฏหมาย
วิธีจัดทำและส่งมอบใบกำกับภาษี
- ใบกำกับภาษีอิเล็คทรอนิกส์ ต้องเป็นไฟล์ประเภท PDF Excel หรือ Words (.pdf, .xls, xlsx, .doc, .docx) แต่วันที่ 1 ก.ค. 2561 เป็นต้นไปใบกำกับภาษีอิเล็คทรอนิกส์ต้องจัดอยู่ในรูปแบบของ PDF/A-3 เท่านั้น
- ใบกำกับภาษี 1 ฉบับต้องจัดทำเป็นไฟล์ 1 ไฟล์เท่านั้น
- ไฟล์ต้องมีขนาดไม่เกิน 3MB
- ไฟล์ต้องไม่ถูกเข้ารหัส หรือใส่พาสเวิร์ด
- ผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) ใช้อีเมล์ที่ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร ส่งอีเมล์แนบไฟล์ใบกำกับภาษี โดยส่งให้ผู้ซื้อ (ระบุได้ 1 อีเมล์เท่านั้น) และสำเนาถึง (E-mail CC) ระบบกลางของ สพธอ. (ETDA) หรืออีเมล์ [email protected]
- อีเมล์ 1 ฉบับสามารถส่งใบกำกับภาษีอิเล็คทรอนิกส์ได้เพียง 1 ฉบับเท่านั้น
- หัวข้ออีเมล์ ต้องมีรูปแบบและลำดับอย่างถูกต้อง ยกตัวอย่างเช่น ต้องการส่งใบกำกับภาษีลงวันที่ 12 มกราคม 2561 เลขที่ใบกำกับภาษี INV2018010001 ต้องระบุหัวข้ออีเมล์เป็น [12012561][INV][INV2018010001] ซึ่งลักษณะของการตั้งหัวข้ออีเมล์จะต้องมีวงเล็บปีกกา “[ ]” ในการระบุชื่อเรื่อง และไม่เว้นวรรคระหว่างวงเล็บปีกกากับตัวอักษร ในส่วนของการส่งใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือการยกเลิกใบกำกับภาษีและส่งใบกำกับภาษีใบใหม่ต้องตั้งหัวข้อแตกต่างกันออกไปเช่นกัน
- เมื่อใบกำกับภาษีได้รับการประทับรับรองเวลาแล้ว ระบบจะทำการจัดส่งใบกำกับภาษีอิเล็คทรอนิกส์ที่มีการประทับรับรองเวลาไปยังผู้ออกใบกำกับภาษี และผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ ซึ่งถือว่าเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง
ปัจจุบัน กม.ไม่ได้บังคับให้เข้าใช้ระบบ E-TAX Invoice นะครับ แต่ถือเป็นหนึ่งใน “ทางเลือก” ที่ธุรกิจจะใช้หรือไม่ใช้ก็ได้
หลักการของภาษีมูลค่าเพิ่มจะเป็นเรื่องของ “ความรับผิด” ซึ่งระบบ E-TAX invoice จะผ่านระบบและการมีวิธีระบุตัวตนอย่าง Digital Signature ส่วน E-TAX invoice By email จะใช้ Timestamp ในการพิสูจน์จุดที่ออกใบกำกับภาษีค่ะ
4. ความแตกต่างของระบบ E-TAX invoice และ E-TAX invoice By Email แนะนำให้ดูรูปประกอบที่พรี่หนอมทำเพิ่มเติมได้ครับ เป็นการอธิบายความแตกต่างและรายละเอียดให้เข้าใจชัดเจนมากขึ้นจ้า
5. ข้อสังเกตของ E-TAX invoice By Email มีดังนี้ค่ะ
• ให้ระวังเรื่องของการส่งใบกำกับภาษีให้กับอีเมล์ตัวเองแทนอีเมล์ลูกค้า เพราะว่าจะไม่ถือว่าเป็นการออกใบกำกับภาษี และจะมีความผิดในฐานออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิออกนะค่ะ
• ถ้าไม่สามารถสร้างใบกำกับภาษี PDF ที่เป็น A-3 เองได้ สามารถสร้างผ่าน App ที่ทาง ETDA ทำได้นะครับ มีอำนวยความสะดวกให้
เพิ่มเติม : A-3 คือประเภทของ File PDF ที่มีคุณสมบัติพิเศษ คือ สามารถฝังข้อมูล XML ที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารอ่านข้อมูลได้ครับ (อันนี้ไม่รู้รายละเอียดนะครับ แต่คิดว่าคงใช้เพราะซอฟท์แวร์ของกรมจะได้อ่านข้อมูลได้ด้วย เนื่องจาก E-TAX invoice By Email ไม่ต้องส่งข้อมูลซ้ำให้กับกรมสรรพากรค่ะ)
6. ส่วนข้อสังเกตของ E-TAX invoice ปกตินั้น จะมีประเด็น คือ
• เรื่องของการออกในรูปแบบกระดาษได้ ในกรณีที่ลูกค้าต้องการกระดาษ (เหมือนระบบปกติ) แต่ต้องมีข้อความรับรองว่า “เอกสารนี้ได้จัดทําและนําส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์”
• การยกเลิกใบเก่าออกใบใหม่ จะใช้เล่มใหม่ เลขที่ใหม่ วันที่ใหม่เลย (ต่างจากแบบกระดาษที่ออกใบใหม่วันที่เดิม) แต่ให้มีข้อความว่าออกแทนใบเดิมแทนค่ะ